Svenskt Näringsliv valde DocuPartner

Svenskt Näringsliv är den ledande företagarorganisationen i Sverige, och arbetar för att alla företag ska ha bästa möjliga villkor för att verka och växa. Man företräder närmare 60 000 små, medel-
stora och stora företag, organiserade i 50 bransch- och arbetsgivarförbund, som är medlemmar i Svenskt Näringsliv.

Huvudkontoret finns i Stockholm, och 21 regionkontor runt om i landet. Antalet anställda är runt 150, där 120 arbetar på huvudkontoret. Jan Jönsson har titeln Facility, Inköp och den som ansvarar för bland annat skrivarmiljön tillsammans med IT-avdelningen.

Kund hos DocuPartner i sex år

Svenskt Näringsliv har varit kund hos DocuPartner i sex år, och det började med sex Xerox-maskiner. Då gjorde Jan Jönsson en upphandling av nya maskiner, där upplägget var att de började med några få maskiner, och beroende på utfallet skulle de eventuellt komma att köpa fler.

Jan har en bakgrund i tryckeribranschen och är mycket kunnig när det kommer till kontorsmaskiner. Han konstaterade dels att Xerox-maskiner var de man ville ha, efter att ha provat olika, men också att DocuPartner var den leverantör som bäst förstod affären och kunde svara mot Svenskt Näringlivs krav.

Viktigt vara i framkant

För Jan är det viktigt att ständigt jämföra leverantörer och utrustning. Han vill hålla leverantörerna på tå, och vara en förebild för alla medlemsföretag man företräder och andra inom Svenskt Näringsliv. Särskilt inom IT, man använder till exempel avancerad IP-telefoni.

På den avdelning Jan tillhör bjuder man in leverantörer med jämna mellanrum, som får berätta om sina perspektiv och verksamheter. Det är ett led i att hålla sig à jour med det senaste och utveckla inköparna.

Miljö- & Kostnadsanalys passade miljöarbetet

Miljö är i fokus för många företag i Sverige idag, och Svenskt Näringsliv är inget undantag. Man ska vidareutveckla miljöarbetet i samtliga fastigheter, och Jans enhet Facility har fått i uppdrag att göra miljöanalyser inför det arbetet.

Efter att DocuPartner berättat om sina Miljö- & Kostnadsanalyser vid ett avdelningsmöte, beställde administrativa chefen en analys av DocuPartner. Den blev beslutsunderlag för ledningsgruppen när man bestämde sig för att förändra sin skrivarmiljö.

Tydliga besparingar med ny utskriftsmiljö

I Miljö- & Kostnadsanalysen visade det sig att det fanns stora besparingar att göra, om man förändrade sin skrivarmiljö. Förutom bättre kostnadseffektivitet och miljöprestanda, kan man minska utskriftsvolymen med 29 %, minskade koldioxidutsläpp med 30 % och sänka kostnader med 34 %.

ColorQube – kostnads- och miljöeffektiv

Den nya skrivarmiljön består av Xerox Colorqube, en modern multifunktionsskrivare med vaxteknik. Vaxtekniken ger 90 % mindre avfall; tekniken leder till att antalet förbrukningsartiklar minskar dramatiskt, vilket innebär betydligt färre förpackningar och transporter.

Xerox ColorQube kan skriva ut färg i olika täckningsgrad, vilket är kostnadseffektivt. Det innebär att en sida med lite färg på kostar lika lite som en svartvit utskrift och en sida med lite mer färg kostar som en halv färgutskrift. Man ska även fasa ut ett stort antal personliga skrivare, och i takt med att de ersätts med ColorQube-maskinerna kommer besparingarna att öka ytterligare.

Kortlösning för kontroll över utskrifter

Till skrivarna hör också kortläsare, som är kopplat till passerkortssystemet. När användarna vill hämta sina utskrifter, går de till den skrivare de vill använda och drar sitt kort. Det betyder att man kan skriva ut var man vill i huset, och låta flera utskriftsjobb ligga på skrivarens server tills man vill hämta dem. På så vis har man bättre kontroll på sina utskrifter. Är det kö vid en skrivare kan man gå till en annan, och inga utskrifter riskerar att ligga vid skrivaren och eventuellt bli lästa av andra.

Svenskt Näringsliv passade också på att införa dubbelsidiga och svartvita utskrifter som standardinställning. För att få enkelsidiga utskrifter i färg måste användaren göra ett aktivt val, och det minskar mängden utskrifter.

Skanning är smidigt

En annan funktion som ökat i användning är skanningsfunktionen. Alla användare kan skanna ett dokument och e-posta det direkt från maskinen.

Implementering

Implementeringen skedde över en helg, för att vara så smidigt som möjligt för användarna. På måndagen fanns DocuPartner och IT-leverantören på plats för att vara till hands och hjälpa användarna att komma igång. När man har provat det här systemet på huvudkontoret en tid, finns det en tanke om att implementera samma lösning på regionskontoren så småningom.

Svenskt Näringsliv rekommenderar DocuPartner

Jan Jönsson rekommenderar absolut DocuPartner: ”DocuPartner har ställt upp för oss till hundra procent. Vi ställer höga krav och vi får tillbaka det vi förväntar oss, vilket inte är lite” säger Jan och fortsätter ”De är snabba på att agera på våra behov och lyhörda. Dessutom är de snabba på att ge information om nyheter”.

Ladda ner en PDF med Svenskt Näringslivs referenscase.